Відпустки за минулі роки: використання, оплата та відповідальність за порушення трудового законодавства

На багатьох підприємствах щороку кадровики стикаються з ситуацією, коли хтось із працівників не був у відпустці або використав лише її частину. Причини для цього можуть бути різні: чи то працівник сам не хоче йти у відпустку, чи то на підприємстві багато роботи і його ніким замінити тощо. Але якщо така ситуація повторюється з року в рік, це призводить до того, що в деяких працівників накопичується певна кількість невикористаних відпусток. Дізнайтеся, як можна вчиняти з відпустками за минулі роки та оплачувати в разі їх використання.

Право на відпустки та причини їх накопичення

Основними законодавчими актами, які регулюють порядок надання відпусток, є Кодекс законів про працю України та Закон України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР

Відповідно до ст. 74 КЗпП та ст. 2 Закону № 504 кожний громадянин України, який працює на підприємстві, в установі, організації  будь-якої форми власності, виду діяльності та галузевої належності або у фізичної особи, має право на щорічну відпустку. Іноземні громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні, також мають таке право нарівні з громадянами України.

Це право забезпечується:  гарантованим наданням відпустки певної тривалості, встановленої Законом № 504;  збереженням на період відпустки робочого місця (посади) і заробітної плати (допомоги);  забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 Закону № 504.

У ч. 5 ст. 11 Закону № 504 містяться вимоги щодо ненадання працівникам щорічних відпусток, зокрема, забороняється: ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд;  ненадання щорічної відпустки протягом робочого року особам до вісімнадцяти років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці чи з особливим характером праці.

Якщо на прохання працівника щорічну відпустку поділено на частини і він використав не всі з них, невикористану частину (невикористані частини) відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Отже, законодавством передбачено, що кожного року працівник повинен відпочивати від роботи, тобто, йти у відпустку. Однак на практиці це правило не завжди виконується, в результаті чого в окремих працівників накопичуються відпустки за два, три або більше років. Чому це відбувається?

Основною причиною накопичення певної кількості невикористаних відпусток є невиконання графіка відпусток, який щороку складається на підприємстві. При цьому «порушником» графіка відпусток може бути як працівник, який не бажає йти у відпустку, так і роботодавець, який за певних причин вчасно не надає працівникові таку відпустку.

Крім того, ще однією причиною накопичення днів невикористаної відпустки є звичка деяких працівників відпочивати лише частину належної  їм відпустки. Як правило, такі працівники поділяють відпустку на частини, одна з яких становить не менше 14 календарних днів, потім одну із частин (будь-яку) використовують, а інші залишаються невикористаними та в подальшому накопичуються.

А чи всі види відпусток можна накопичувати, а в подальшому використати або отримати за них грошову компенсацію? Відповідь на це запитання випливає з ч.  1 ст. 24 Закону № 504, згідно з якою в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи І. Це означає, що накопичувати, а потім використати або отримати компенсацію можна тільки за щорічні відпустки (п. 1 ч.  1 ст. 4 Закону № 504) та додаткову соціальну відпустку «на дітей» (ст. 19 Закону № 504).

Таким чином, до так званих «незгораємих» відпусток належать:

― щорічна основна відпустка;

― щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;

― щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці;

― інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством;

― додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи І.

Основні причини для невикористаних відпусток за минулі роки

Незалежно від того, за яких причин у працівника накопичилися невикористані у минулих роках відпустки, з ними рано чи пізно потрібно щось робити. Розглянемо далі, які правила передбачені законодавством для таких відпусток.

Невикористані відпустки не «пропадають».

По-перше, законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на відпустки, не використані за минулі роки. По-друге, немає також заборони надавати у майбутньому щорічну відпустку, невикористану в поточному році. Це означає, що відпустки, не використані у минулих роках, не «пропадають». Тому, якщо через певні причини працівник не скористався своїм правом на щорічні відпустки у кількох попередніх роках (два, три чи більше років), він має право використати всі дні цих відпусток. На це вказує і Мiністерство працi та соціальної політики України в листі «Щодо виплати компенсації за невикористані дні щорічної відпустки» вiд 22 лютого 2008 р. № 33/13/116-08.

При цьому у працівника залишається право на використання відпустки і за поточний робочий рік, оскільки чинне законодавство не мiстить заборони на використання працiвником щорiчної вiдпустки за поточний рік, якщо він не використав відпустки за попереднi роки.

Зауважимо, що зазвичай кадрові служби намагаються зберігати послідовність надання щорічних відпусток за роками. Наприклад, за наявності невикористаної відпустки за 2016 рік, спочатку рекомендують працівнику взяти її, а вже за її недостатності — використовувати дні відпустки за поточний робочий рік. Але це правило нормативно не закріплене, воно просто склалося на практиці, а, отже, не є обов’язковим для виконання. Щоправда, Міністерство соціальної політики України в листі «Щодо відпусток» від 24 грудня 2013 р. № 152/13/82-13 (далі — Лист № 152/13/82-13) також радить «для послідовного та точного обліку використання щорічних відпусток доцільно надавати працівнику спочатку невикористану щорічну відпустку за попередній рік, а потім за наступний». Але це є лише рекомендацією, а не вимогою законодавства.

Кадрова служба має вести облік невикористаних відпусток.

У ч. 12 ст. 10 Закону № 504 передбачено, що роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Під цим слід розуміти, що стосовно кожного працівника має бути відображена інформація про кількість належних йому днів щорічної відпустки (та інших відпусток) за певний робочий рік, а також про їх фактичне використання. Завдяки такому обліку, на будь-яку дату відомо, у кого з працівників є невикористані відпустки та за які робочі роки.

І хоча законом ведення обліку відпусток покладено на роботодавця (власника або уповноважений ним орган), як правило, цим займається кадрова служба підприємства.

Окремої типової форми, за якою потрібно вести облік відпусток, не встановлено. Разом з тим, в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 р. № 495/656) є розділ V «Відпустки», де зазвичай і ведуть такий облік.

Щоправда, за допомогою особових карток досить важко вести контроль за наданням відпусток усім працівникам й вишукувати в таких картках інформацію щодо використання відпусток кожним зі співробітників. Тому на підприємстві доцільно вести Журнал обліку відпусток — хоча його оформлення та ведення не є обов’язковим, це значно полегшить роботу працівників відділу кадрів .

Відпустки за минулі роки слід вносити до графіка відпусток.

Усі невикористані відпустки мають бути внесені до графіка відпусток на поточний рік. Тобто, у зазначеному графіку щодо кожного працівника має бути інформація про належні йому відпустки як за поточний рік, так і за минулі робочі роки.

За наявності заборгованості по відпустках за минулі роки графік дасть змогу спланувати надання належних працівникам відпусток, насамперед, з урахуванням безперебійної роботи підприємства, інтересів та можливостей працівників та роботодавця.

Якщо на підприємстві за якихось причин не затверджено графік відпусток, або якщо відпустки, не отримані за минулі роки, не включені до нього, це не означає, що працівник не має права їх взяти: невикористані відпустки можуть надаватися за заявою працівника, що буде підставою для видання наказу про відпустку.

Надання відпустки за минулі роки оформляють так само, як за поточний рік.

Оформляти надання відпустки за минулі роки треба таким же чином, як і поточні відпустки:

1) працівник (якщо є така необхідність) пише заяву про надання відпустки за відповідний період;

2) керівник підприємства видає наказ про її надання;

3) бухгалтерія, згідно з наказом керівника, нараховує та виплачує працівнику відпускні й зарплату за відпрацьований до відпустки час не пізніше як за три дні до її початку.

Оскільки щорічну відпустку надають за робочий, а не календарний рік, то в наказі про надання відпустки слід вказати, за які робочі роки і якої тривалості вона надається.

У разі надання відпусток за минулі робочі роки частинами, потрібно пам’ятати про правила поділу: основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону № 504).

Відпустки за минулі роки надають без обмеження їхньої тривалості.

Згідно зі ст. 10 Закону № 504 загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.

При цьому додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються понад щорічні основні та додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці, а також понад щорічні відпустки, встановлені іншими законами та нормативно-правовими актами (ч. 7 ст. 20 Закону № 504).

Зазначене обмеження щодо загальної тривалості щорічних відпусток встановлено для відпусток, які надають за один робочий період, і не застосовується у разі надання відпусток за різні робочі роки. Тому, наприклад, якщо працівник подасть заяву про надання йому підряд декількох відпусток, невикористаних у минулих роках, то роботодавець може обмежити їх тривалість лише у зв’язку з тим, що відсутність працівника протягом такого часу може негативно вплинути на виробничий процес (а не на підставі того, що це перевищує максимальну тривалість щорічних основної та додаткової відпустки, встановлену законодавством).

Загалом питання кількості відпусток, які можуть бути надані працівникові впродовж робочого року, має вирішуватися за погодженням між ним та роботодавцем або бути прописано у Правилах внутрішнього трудового розпорядку (це зазначено і у вищезгаданому Листі № 152/13/82-13.

Законодавство не обумовлює, щоб невикористані відпустки надавались працівнику частинами за кожний робочий рік окремо, тому й у керівництва підприємства немає жодних підстав вимагати цього від працівника.

Частину відпустки за минулі роки можна замінити грошовою компенсацією.

Відповідно до ч. 4 ст. 24 Закону № 504 за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.

Як бачимо, законодавством не передбачена заміна усієї відпустки грошовою компенсацією, йдеться тільки про її частину. Крім того, компенсація можлива лише в межах одного робочого року та після його закінчення і за умови, що працівником використано 24 календарних дні щорічної основної та додаткових відпусток за цей робочий рік.

Таким чином, якщо у працівника є невикористані щорічні основні відпустки тривалістю по 24 календарні дні кожна, то, відповідно, ніякої компенсації він отримати не зможе. Однак, якщо працівник, окрім основної, має право і на додаткову відпустку (чи декілька додаткових відпусток), їх загальна тривалість перевищуватиме 24 календарних дні. Крім того, працівникам певних категорій законодавством встановлена більша тривалість відпустки. У такому випадку за бажанням працівника (за його письмовою заявою) після фактичного використання ним 24 календарних днів щорічної відпустки за робочий рік, за який вона надається, за решту днів невикористаної щорічної відпустки, у т. ч. додаткової відпустки, йому може бути виплачено грошову компенсацію. При цьому кількість днів відпустки, що підлягають компенсації, визначається бажанням працівника.

Така вимога пов’язана з тим, що відпустка надається працівнику насамперед для відпочинку та зміцнення здоров’я, тому закон і забороняє роботодавцю компенсувати грошима ненаданий відпочинок. І лише після того, як працівник відпочине законодавчо встановлений мінімум — 24 календарних дні за кожен відпрацьований робочий рік, — за решту днів відпустки він зможе отримати грошову компенсацію.

Також зверніть увагу, що окремій категорії працівників — особам віком до 18 років — заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

Оплату відпусток за минулі роки проводять з виплат за останні 12 календарних місяців.

Згідно з абз. 1 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 р. № 100, середня заробітна плата для розрахунку відпускних визначається, виходячи із виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Інших норм щодо розрахунку відпускних немає. Отже, незалежно від того, за який рік надається відпустка, для обчислення відпускних враховується заробіток працівника за останні 12 календарних місяців.

Якщо працівник звільняється і має невикористані відпустки за минулі роки чи поточний рік, але не хоче їх брати, підприємство виплачує йому грошову компенсацію за всі дні цих відпусток. Сума компенсації розраховується аналогічно відпускним: для розрахунку середньої зарплати також враховуються виплати за останні 12 календарних місяців перед звільненням. Сума компенсації обчислюється як добуток середньоденного заробітку та кількості календарних днів невикористаних відпусток.

Зауважимо, що роботодавцю фінансово не вигідно, якщо працівник роками не ходить у відпустку. Так, у працівника може бути «багаж» з відпустками за минулі роки, коли його зарплата була на рівень нижча, ніж на момент звільнення, однак компенсацію доведеться виплачувати, виходячи з розміру зарплати за останні 12 календарних місяців. Через це, якщо днів відпустки чимало, то й компенсація буде «солідної» суми.

Також наприкінці слід зазначити, що обов’язок виплати грошової компенсації за невикористані відпустки не зникає навіть і у разі смерті працівника — відповідно до ч. 6 ст. 24 Закону № 504 грошова компенсація за не використані працівником дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – інваліда з дитинства підгрупи А I групи, виплачується спадкоємцям.

За порушення законодавства про працю передбачена відповідальність:

• для посадових осіб підприємств, установ, організацій — дисциплінарна, матеріальна, адміністративна, кримінальна;
• для юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців — фінансова.

За порушення законодавства про відпустки адміністративна відповідальність посадових осіб передбачена частиною першою та другою  статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Абзацом восьмим частини другої статті 265 КЗпП передбачена фінансова відповідальність у розмірі мінімальної заробітної плати.

Сектор з питань праці ДМР